How to… Sign an Email

by jcucareerservices

How to… Sign an Email

typing

Often disregarded and forgotten when writing an email: your signature. Especially now, when most of the communication is done through email, a simple abbreviation or an image is definitely not enough. Your signature has become a reflection of who you are and many will evaluate your professionalism through it. Therefore, before sending your next email give a quick look at your signature and keep the next details in mind:

  • Do make sure that your font matches, or at least mimics, the text in the email. Avoid using colorful font, which can easily distract your reader from the content of the email.
  • Include your telephone number and your email address, so that is easier for others to contact you if needed.
  • Not every person appreciates quotes or personal anecdotes. Carefully evaluate who is the receiver before you include such items, you might offend them or give them the wrong impression of you.
  • Select the contact information that is most applicable to your position and your regular job duties. Four lines is usually the standard length.
  • Make sure you update your signature on your mobile device if you frequently use it to send messages.
  • Be careful using an image of your signature instead of text. Depending on the browser, the signature might look different or not even go through.
  • If your company makes use of social media, you may consider adding the icons that hyperlink to the pages, but always make sure it is compatible with other systems.
  • Avoid including a legal disclaimer unless required to do so.

 

Come… firmare una mail

freelance-writing-tips-900x423

La firma digitale è spesso trascurata o addirittura dimenticata quando si scrive una email. Soprattutto oggi, quando la maggior parte della comunicazione lavorativa avviene tramite email, una semplice abbreviazione o un’immagine non è sicuramente sufficiente. La firma è diventata il riflesso di noi stessi e molti valuteranno la vostra professionalità tramite essa. Pertanto, prima di inviare la vostra prossima email, verificate la vostra firma tenendo in mente i seguenti consigli:

  • Fate in modo che il font corrisponda, o almeno imiti, il testo della mail. Evitate l’uso di caratteri colorati, i quali possono facilmente distrarre il lettore dal contenuto;
  • Includete il vostro numero di telefono ed indirizzo di posta elettronica, in modo che sia più facile per gli altri contattarvi in caso di necessità;
  • Non tutte le persone apprezzano citazioni o aneddoti personali. Valutate attentamente chi riceve la email prima di includere tali tocchi personali, dato che potreste offendere o dare un’impressione sbagliata;
  • Selezionate le informazioni più applicabili alla vostra posizione lavorativa e le vostre funzioni di lavoro. Quattro linee, usualmente, rappresentano la lunghezza standard;
  • Assicuratevi di aggiornare la vostra firma digitale anche sul tuo dispositivo mobile;
  • Fate attenzione ad utilizzare un’immagine della propria firma al posto del testo. A seconda del browser, la firma potrebbe essere diversa o addirittura non inviarsi;
  • Se la vostra azienda utilizza social media networks, considerate di aggiungere le icone con i rispettivi hyperlink;
  • Evitate di includere dichiarazioni di responsabilità legale a meno che non sia strettamente necessario.

Center for Career Services & ​Continuing Education
​John Cabot University 

cropped-jcu_high_res.jpg

Advertisements