How to…Manage a Phone Interview

by jcucareerservices

How to…Manage a Phone Interview

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In our fast-paced society, technology can be of great help to make people save time, and this is particularly true for job interviews. As a matter of fact, it has become very common for companies to have interviews on the phone, even if you have applied for a job in the city where you live. In fact, on the one hand, this practice has made things much easier because it allows both you and the company to interrupt the daily activities only for a short period. However, on the other hand, it presents some more pitfalls under the corner. In a phone interview, the main difficulty is that you cannot use your body language to communicate effectively and to give a good impression. The other problem is that you cannot observe your employer’s reactions so it can be difficult to understand how he/she is responding to your words.

Following, some little suggestions in order to manage a phone interview avoiding the hidden dangers:

  • Make sure you catch the call: some phone interviews can be unexpected, but some others are often prearranged. In any case, if you applied for a job, there will always be a possibility for them to call you, so make sure that you hear your phone. If they call you in a bad moment and you cannot talk, tell them politely and ask if you can reschedule the appointment; there is nothing wrong about asking for it, just try to be as accommodating as possible to them.
  • Seek for quietness and be prepared: when called for a phone interview, make sure you find yourself in a quiet place. Choose a silent room, avoid all kinds of distractions, and focus only on your interviewer’s questions. As you would do in a face-to-face interview, research about the company, take notes if needed, ask questions, and talk about yourself when asked.
  • Speak concisely and clearly: the only thing you can use to make a good impression in this occasion is your words. Hence, it goes without saying, make sure you use proper language, watch out your grammar, and avoid nervous expressions such as a lot of “ums.” Try to speak slowly enough and clearly, and, maybe most important of all, do not interrupt your interlocutor.
  • Exercise good manners: do not do what you would not do if you were in front of your interviewer. Do not eat or chew a gum while speaking, do not answer another call, and do not get distracted. When the phone call ends, remember to thank the employer for his/her time and express your will to hearing from them again. It is a good idea to send a thank you email after the interview, just as it would be polite to do if you met them in person.

Come…gestire un colloquio telefonico

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Nella nostra società sempre in movimento, la tecnologia può essere di grande aiuto per risparmiare tempo, e questo è particolarmente vero nel caso dei colloqui di lavoro. Senza dubbio i colloqui telefonici sono diventati molto comuni per le aziende, anche se vi siete candidati per un lavoro nella città in cui vivete. Infatti, da una parte, questa pratica ha reso le cose molto più semplici dato che permette sia a voi che all’azienda di interrompere le attività quotidiane solo per un periodo di tempo limitato. Dall’altra parte, però, in tale circostanza, si possono aggiungere altri tranelli dietro l’angolo. In un colloquio al telefono, la difficoltà principale è che non potete usare il linguaggio del corpo per comunicare in maniera efficace e per fare una buona impressione. L’altro problema è che non avete la possibilità di osservare le reazioni del vostro datore di lavoro, il che rende difficile capire come lui o lei stia rispondendo alle vostre parole.

Di seguito alcuni consigli per gestire un colloquio di lavoro telefonico evitando i pericoli nascosti:

  • Accertatevi di non perdere la chiamata: alcuni colloqui telefonici possono essere inaspettati, ma altri sono spesso prestabiliti. In ogni caso, se vi siete candidati per un lavoro ci sarà sempre la possibilità che vi chiamino, quindi accertatevi di sentire il telefono. Se vi chiamano nel momento sbagliato e non potete parlare, ditelo educatamente e chiedete di fissare un altro appuntamento; non c’è niente di male nel chiederlo, cercate solo di essere il più accomodanti possibile.
  • Cercate un posto tranquillo e siate preparati: quando venite chiamati per un colloquio telefonico, assicuratevi di trovarvi in un posto tranquillo. Scegliete una stanza silenziosa, evitate ogni tipo di distrazione e focalizzatevi solo sulle parole del vostro interlocutore. Fate come se foste in un colloquio faccia a faccia, fate ricerche sulla compagnia, prendete appunti se ce n’è bisogno, fate domande e parlate di voi quando vi viene chiesto.
  • Parlate in modo chiaro e conciso: l’unica cosa che potete usare per fare una buona impressione in questa occasione sono le vostre parole. Quindi, chiaramente, fate attenzione ad usare un linguaggio appropriato, ad usare una grammatica corretta e ad evitare tic nervosi come troppi “ehm.” Cercate di parlare abbastanza piano e chiaramente e, cosa forse ancora più importante, non interrompete il vostro interlocutore.
  • Usate le buone maniere: non fate quello che non fareste se foste di fronte al vostro datore di lavoro. Non mangiate o masticate la gomma mentre parlate, non rispondete ad un’altra chiamata, non distraetevi. Quando la chiamata finisce ricordatevi di ringraziare l’interlocutore per il suo tempo ed esprimete il vostro desiderio di sentirlo/a nuovamente. È sempre una buona idea mandare un’email di ringraziamento dopo il colloquio telefonico, proprio come sarebbe buona educazione fare dopo un colloquio di persona.

Center for Career Services & ​Continuing Education
​John Cabot University 

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