The Importance of Feedback Meetings: Part 2

by jcucareerservices

The Importance of Feedback Meetings: Part 2

Giving Feedback to Others

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Last week, we gave you some tips to help you deal with feedback meetings when you are the ones to be judged. But what happens when it is your turn to give feedback to others?

Judging your colleagues’ job can make you feel uneasy; you might be afraid to say something wrong or that may offend your colleagues. However, if you stay professional, plan carefully what you have to say, and think about it in advance you will have time to organize your thoughts and find the most effective way to express your ideas. Below you can find three steps to follow when you are giving feedback to others:

  1. Write notes: before going to a feedback meeting, you should write some notes on what you are going to say. This will help you to have clear on your mind what are the things you want to tell and you will not forget anything important. Moreover, thinking about what to say ahead of time, will allow to think about the best and clearest way to express your opinions in front of the others;
  2. Stay professional: this is a professional occasion, so make a clear distinction between the personal and professional opinion you have on your colleagues. What you are judging here is your colleagues’ professional performance, so stick to that, and do not let your personal (either positive or negative) feelings influence your judgment;
  3. Express yourself clearly: it is very important that the person you are talking to understands what you are saying, especially if you are underlining some of her/his weaknesses. People tend to get defensive in these occasions, so it is fundamental that you do not make them feel attacked and that you are not misunderstood. It is a good idea to give practical examples when you pinpoint specific aspects of their job so to make your point as clear as possible.

 

L’importanza dei “feedback meeting:” Parte 2

Dare un feedback agli altri

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La scorsa settimana vi abbiamo dato qualche suggerimento su come comportarvi ai feedback meeting quando siete voi ad essere giudicati. Ma cosa succede invece quando tocca a voi dare un feedback sugli altri?

Giudicare il lavoro dei vostri colleghi potrebbe farvi sentire a disagio; potreste avere timore di dire qualcosa di sbagliato o che potrebbe offendere i vostri colleghi. In ogni caso, se rimanete professionali, pianificate attentamente quello che dovete dire e ci pensate in anticipo avrete tempo di organizzare i vostri pensieri e di trovare il modo più efficace per esprimervi. Vi riportiamo qui sotto tre punti che potete seguire quando date feedback sugli altri:

  1. Scrivetevi degli appunti: prima di andare ad un feedback meeting, dovreste scrivervi qualche appunto su cosa volete dire. Questo vi aiuterà ad avere chiaro in mente quali sono le cose che volete dire e non vi scorderete niente di importante. In più, pensare in anticipo a cosa dire vi permetterà di elaborare il modo migliore e più chiaro di esprimere le vostre opinioni davanti agli altri;
  2. Rimanete professionali: questa è un’occasione professionale, quindi abbiate chiara la distinzione tra la vostra opinione personale e la vostra opinione professionale sui vostri colleghi. Quello che siete invitati a giudicare in questa sede è la performance professionale, quindi attenetevi a questo e non lasciate che i vostri sentimenti (positivi o negativi) influenzino il vostro giudizio;
  3. Esprimetevi chiaramente: è molto importante che la persona a cui vi state rivolgendo capisca esattamente quello che state dicendo, specialmente se state sottolineando delle debolezze. Le persone tendono ad andare sulla difensiva in queste occasioni, quindi è fondamentale che non facciate sentire nessuno attaccato e che non veniate fraintesi. Può essere una buona idea fare esempi pratici quando puntualizzate aspetti specifici del lavoro degli altri per presentare le vostre idee nel modo più chiaro possibile.

 

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John Cabot University

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