How to… Make Your Resume Applicant Tracking System-Friendly

by jcucareerservices

How to… Make Your Resume Applicant Tracking System-Friendly

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Have you ever wondered why even at Career Fairs most companies ask you to apply through their online system? This is because the Applicant Tracking System (ATS), an automated keyword matching process, has become standard for most human resources infrastructures to initially screen and narrow down the number of applications they receive. Although this helps them save time, it lowers the chances that a real person will actually see your Resume.

At this point, you should ask yourself, how do I get my Resume past the system and into human hands? First of all, your CV will always need to be modified according to the job you are applying for. Your resume needs to be focused on a target position and include keywords appropriate to that specific position.  In addition, you should be aware that the screening software does not simply look for key words, but the answers to basic questions, regarding the jobs you had in the past, the duration of your employment time, your education, and your skills.

 Below you will find some specific characteristics you need to focus on:

  • FORMAT: do not use diverse fonts and colors; choose black and only one from Arial, Arial Black, Verdana, Tahoma, Trebuchet, Georgia, Garamond, and Times New Roman. The size is also very important, try to use size 10 and up. You are allowed to use bold and bullets, but try to avoid signs (such as parentheses or slashes), graphics, or images. All the text should be aligned to the left, except dates, which you should place on the right;
  • FILE: the safest choice seem to be docx, doc and pdf. In terms of the name, you should use your own name and include the date. A good file name is “Name_Month_Year.docx”. Please avoid “Resume 1.docx;”
  • FORM: be very careful about any mistake that could be misleading for the system. Mind with great attention not only spelling mistakes but also acronyms; the computer might not recognize misspelled or shortened word, so make sure you write everything correctly and fully. In addition, you should use capitalized letters and punctuation in a proper way, avoiding them if not needed;
  • SECTIONS: you should name each section using the standard names, such as “Work Experience,” “Education,” “IT Skills” and so on. Do not make up names for your sections, because the computer might look for those standard definitions. It is better to start the experience section with the title of your position or the company’s name rather than with the dates, because that will be the first information that the system will search for;

Did you follow all these steps the last time someone asked you to apply through an online system? If you did not, now you know the right way to do it!

Come…rendere il vostro curriculum adatto all’Applicant Tracking System

resume ATS friendly 2.jpgVi siete mai chiesti perché anche ai career day molte aziende vi chiedono di candidarvi attraverso i loro sistemi online? Il motivo è che il cosiddetto Applicant Tracking System (ATS), un processore automatico di parole chiave, è diventato di uso comune nell’ambito delle risorse umane per effettuare una scrematura iniziale e restringere il numero di candidature. Anche se questo da una parte aiuta a risparmiare del tempo, dall’altra diminuisce le possibilità che una persona in carne e ossa prenda visione del vostro curriculum.

A questo punto, dovreste chiedervi: come posso fare perché il mio CV passi il sistema e finisca nelle mani di una persona vera e propria? Prima di tutto, il vostro curriculum dovrebbe essere sempre adattato al lavoro per cui vi state candidando. Il vostro CV deve focalizzarsi su una posizione specifica ed includere le parole chiave per quella posizione. Inoltre, va tenuto a mente che il software non cerca semplicemente le parole chiave, ma anche le risposte a delle domande base, riguardo i vostri impeghi passati, la durata del vostro periodo lavorativo, la vostra istruzione e le vostre capacità.

Di seguito alcuni aspetti particolari su cui dovreste focalizzarvi:

  • FORMAT: non usate caratteri e colori difformi; scegliete il nero e solo un tipo di carattere tra Arial, Arial Black, Verdana, Tahoma, Trebuchet, Georgia, Garamond e Times New Roman. Anche la grandezza del carattere è importante e non deve essere inferiore a 10. Potete usare il grassetto e le liste puntate, ma cercate di evitare i segni (come parentesi o slash), elementi grafici o immagini. Tutto il testo dovrebbe essere allineato a sinistra, eccetto le date, che dovreste mettere a destra;
  • FILE: le scelte migliori sono un docx, doc e pdf. Per la denominazione, dovreste usare il vostro nome e includere la data. Il modo corretto per nominare un file è “Nome_Mese_Anno.docx”. Cercate di evitare invece “CV1.docx;”
  • FORMA: state attenti a qualsiasi errore che potrebbe essere fuorviante per il sistema. Evitate non solo gli errori di ortografia ma anche gli acronimi; il computer potrebbe non riconoscere parole scritte male o abbreviate, quindi scrivete tutto correttamente e per esteso. Oltre a questo, fate uso appropriato di maiuscole e punteggiatura, cercando di evitarle quando non necessario;
  • SEZIONI: ogni sezione dovrebbe essere denominata usando diciture standard, come “Esperienza lavorativa,” “Istruzione,” “Capacità informatiche” e così via. Non inventate nomi nuovi per le vostre sezioni, perché il computer potrebbe cercare quelle definizioni standard. È meglio iniziare la sezione dell’esperienza con il titolo della vostra posizione o il nome della compagnia, anzi che con le date, perché quella sarà la prima informazione ricercata dal sistema.

E voi avete seguito tutti questi passaggi l’ultima volta che qualcuno vi ha chiesto di candidarvi attraverso un sistema online? Se la risposta è no, ora sapete qual è il modo giusto per farlo!

Center for Career ServicesContinuing Education
John Cabot University 

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